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Vous devez d'abord vous inscrire

Les organismes de prêt identifiés par le décret d’application 2004-920 du 31 août 2004 doivent procéder auprès de Sofia à leur déclarations d' achats de livres.
En tant qu'organisme de prêt, vous devez, en premier lieu, vous inscrire sur notre site Internet.
Pour ce faire :

1.
vous vous connectez à site d'inscription

2.
vous vous identifiez à l’aide de
VOTRE NUMÉRO DE PREINSCRIPTION : «numéro de préinscription» 
VOTRE GLN (ancien GENCOD) : «gln»
S’affichera le formulaire pré rempli correspondant à votre établissement.

Votre numéro de préinscription figure sur le courrier que vous a adressé Sofia. Si vous ne l’avez pas reçu, cliquez ici

3.
vous complétez le formulaire, en précisant notamment le service responsable du droit de prêt et la personne destinataire du mot de passe que Sofia vous adressera confidentiellement.
 
La personne désignée recevra le mot de passe par le moyen choisi (courrier, télécopie ou courriel)
Vous vous connectez au site de gestion du droit de prêt : site de déclaration organisme de prêt. Vous saisissez votre GLN (ancien Gencod) et votre mot de passe et vous accédez en toute sécurité à votre espace privé. Vous vérifiez, grâce à notre lien au fichier Clil (Commission de Liaison Interprofessionnelle du Livre), que tous vos fournisseurs de livres disposent bien comme vous d’un GLN (ancien Gencod). Si ce n’est pas le cas, vous remplissez une demande d’attribution. L’indication des GLN (ancien Gencod) de vos fournisseurs de livres est nécessaire aux déclarations de leurs factures.


Vous pourrez ensuite faire vos déclarations

Vous aurez alors le choix entre deux modes de déclaration : en ligne ou en mode EDI (échange de Données Informatisées)
Vous pouvez procéder aux déclarations de vos factures de livres selon l’un des deux modes suivants :
  • une déclaration manuelle par saisie en ligne des informations sur le site Internet   site de déclaration organisme de prêt
  • une déclaration automatisée à l’aide d’un module spécial commercialisé par la SSII éditrice de votre logiciel de gestion de bibliothèque, permettant une interface en mode EDI (Échange de Données Informatisées) avec la plateforme de Dilicom.
 
Pour bénéficier de la solution EDI, de loin la moins contraignante et la plus fiable, vous devrez communiquer à votre SSII ou à votre Direction Informatique le format des déclarations – disponible sur nos sites –  et vous pourrez vous procurer les informations complémentaires utiles en vous rapprochant de nos Services.
 

FAQ Droit de prêt

1) J e n’arrive pas à faire ma pré-inscription, mes codes d’accès sont invalides. Que dois-je faire?

Je vérifie que la casse est respectée et que j’ai respecté la saisie en majuscules ou en minuscules.

Je vérifie ensuite les codes d’accès, je ferme la page Sofia puis je recommence ma saisie pour valider mon inscription.

Bon à savoir : l’inscription est une étape obligatoire pour obtenir un mot de passe me permettant d’accéder, avec mon GLN (ancien Gencod) et mon mot de passe obtenus, au site de déclarations.

Bon à savoir : je peux me connecter directement à mon espace de déclarations en me rendant à l’adresse suivante www.la-sofia.org . Je renseigne la case « identifiant » avec mon Gencod et j’indique mon mot de passe, obtenu après mon inscription, dans la case « mot de passe ».

 

Rappel des différentes adresses :

- le site d’inscription pour les organismes de prêt et les fournisseurs de livres est :

www.la-sofiainscription.org

- le site de déclarations pour les fournisseurs de livres est www.la-sofialibrairie.org

- le site de déclarations pour les organismes de prêt est www.la-sofiabibliotheque.org

 

2) Je suis un organisme de prêt ou un fournisseur de livre et je n’ai pas le GLN (ancien Gencod) de mes fournisseurs de livres ou de mes organismes de prêt. Où puis-je le trouver ?

Je me connecte à la base CLIL accessible à l’adresse suivante : www.clil.org et je clique sur l’onglet GLN.

Je peux indiquer le nom, la raison sociale ou la ville de l’établissement recherché pour obtenir le GLN (ancien Gencod).

Je peux également en faire la demande sur le site de déclarations dans l'onglet "référencer les partenaires" en cliquant sur "demande de référencement".

 

 

3) De quels délais dispose-je pour faire mes déclarations ?

Je suis organisme de prêt et je dois faire mes déclarations dès l’instant où j’ai la facture de mon fournisseur de livres.

Je suis un fournisseur de livres et je dois faire mes déclarations dès l’instant où j’ai émis la facture de mes organismes de prêt-clientes.

Le délai de déclaration est également indiqué dans les courriers que je reçois des services de la Sofia.

 

 

4) Quelles sont les bibliothèques soumises au droit de prêt ?

Sont obligatoirement soumises au droit de prêt : les bibliothèques municipales, les bibliothèques de comités d’entreprises, les bibliothèques départementales, les bibliothèques de l’enseignement supérieur.

 

Les bibliothèques des hôpitaux sont à déclarer depuis le 1er janvier 2006.

 

Les autres bibliothèques notamment les bibliothèques associatives et les centres de documentations (CDI) doivent répondre aux critères suivant : « la mise à disposition d’un public d’un fonds documentaires, affectation au prêt de plus de la moitié des livres achetés, caractère organisé de l’activité de prêt au bénéfice d’usagers inscrit individuels ou collectifs ».

 

Ces bibliothèques doivent mettre à disposition du prêt plus de 50% de leur fond de livres.

 

Sont exclus temporairement du droit de prêt : les écoles primaires, maternelles et les crèches.

 

 

5) Que doivent déclarer les organismes de prêt et les fournisseurs de livres ?

Les livres dont le taux de TVA est à 5.5% sont à déclarer.

Définition fiscale du livre : « est considéré comme livre tout document imprimé soumis à un taux de TVA de 5.5% en France métropolitaine ».

 

Bon à savoir : 

- Les livres scolaires pour les élèves ne sont pas soumis au droit de prêt.

- Les livres étrangers doivent être déclarés à partir du 1er janvier 2007.

 

6) Quels sont les livres qui ne sont pas concernés par le droit de prêt ?

Sont exonérés de la rémunération au titre du droit de prêt :

  • les revues, magazines, abonnements…,
  • les ouvrages soldés en totalité par les éditeurs,
  • les livres anciens et les livres d’occasion,
  • les livres édités ou auto-édités vendus par leurs propres auteurs.

 

Sont exonérés temporairement  de la rémunération au titre du droit de prêt :

  • les partitions de musique.

 

7) Comment déclarer ?

Les organismes de prêt et les fournisseurs de livres ont trois modes de déclarations :

 

- par saisie en ligne, sur le site de déclarations www.la-sofiabibliotheque.org pour les organismes de prêt, www.la-sofialibrairie.org pour les fournisseurs de livres ou sur www.la-sofia.org pour les deux catégories d’assujettis,

- par formulaire papier, ce mode ne concerne que les assujettis qui ne disposent pas d’une connexion Internet,

- par EDI, en automatique via Dilicom. Les fournisseurs de livres doivent pour cela se rapprocher de leur SSII éditrice de logiciel de gestion spécialisé pour librairie. Les organismes de prêt doivent se rapprocher du service informatique de leur entité gestionnaire (mairie, communauté de communes, conseil général, université...) 


8) Que déclarer ?

Entre le 1er août 2003 et le 31 décembre 2005, les déclarations pour les organismes de prêt et les fournisseurs de livres sont simplifiées : les déclarations se font « par pied de facture ».

 

Pour les organismes de prêt

Depuis le 1er  janvier 2006, les organismes de prêt font une déclaration simplifiée sur Internet.

Ils ne déclarent pas les titres. Les informations à renseigner sont :

  • le Gencod du fournisseur de livres
  • la date de la facture
  • le numéro de la facture
  • les montants HT et TTC

 

Pour les fournisseurs de livres

Depuis le 1er  janvier 2006, les fournisseurs de livres doivent déclarer le détail des titres et des quantités.

Les fournisseurs de livres peuvent déclarer en mode automatique, par EDI. Pour cela, ils doivent se rapprocher de leur SSII qui leur fournit le logiciel de gestion spécialisé pour librairies ou de Dilicom (www.dilicom.net ) .

 

Les organismes de prêt et les fournisseurs de livres peuvent se rapprocher des services de la Sofia pour, selon leur cas, étudier un mode de déclarations adapté (fichier Excel). Il faut cependant noter que, pour les organismes de prêt, la déclaration sur Excel n'est proposée qu'aux établissements ayant plus de 100 factures par an.

 

Cas spécifique : nombre de factures importantes pour certaines structures ou librairies

Si vous avez un nombre de factures élevé, plus de 100 ,vous avez la possibilité de faire les déclarations du 1er aout 2003 au 31 décembre 2005 en format « groupé », par fournisseurs, sur quatre périodes :

  • du 01/08/2003 au 31/12/2003
  • du 01/01/2004 au 31/07/2004
  • du 01/08/2004 au 31/12/2004
  • du 01/01/2005 au 31/12/2005

 

Les déclarants devront remplir le formulaire en indiquant les mentions obligatoires :

  • Date de facture = première date période  ex : 01/08/2003
  • Numéro de facture = période ex : du 01/08/2003 au 31/12/2003
  • Montant HT = total des montants HT durant cette période
  • Montant TTC = total des montants TTC de cette période

 

 

9) Peut-on déclarer plusieurs organismes de prêt ou plusieurs fournisseurs de livres sous un même GLN (ancien GENCOD) ?

Les services de Sofia proposent un système de chaînage pour les entités qui ont plusieurs établissements comme par exemple les bibliothèques municipales et leurs annexes ou des chaines de librairies.

La demande de chaînage doit être faite ou confirmée par écrit (courrier, télécopie, courriel), et doit préciser la tête de réseau (principale) et la liste des annexes (secondaires).

 

 

10) Comment puis-je corriger mes déclarations ?

Si la déclaration a déjà été transmise, je dois envoyer ma demande par un courrier postal ou par courriel avec en objet « demande d’annulation de déclaration ».  Ma demande précisera les déclarations à supprimer ou à modifier.

Si je déclare par Internet et que je n'ai pas encore envoyé ma déclaration, je peux la modifier dans l'onglet "Gérer et envoyer les déclarations" en cliquant sur l'icône "voir/modifier" située à droite de la facture concernée".

11) Autonomie juridique des bibliothèques municipales gérées par des associations

Certaines bibliothèques municipales sont gérées par des associations.

 

Si certaines factures sont au nom de la mairie, la mairie est considérée comme gestionnaire. Le représentant légal sera le maire.

Si les factures sont au nom de la bibliothèque ou de l’association, l’association est alors considérée comme gestionnaire. Le représentant légal sera le président de l’association.

  

12) Que faire des factures qui ne sont pas soumises à la TVA ?

Certains organismes de prêt, notamment les bibliothèques municipales, peuvent avoir des factures qui ne sont pas soumises à la TVA.

Dans ce cas précis, les assujettis doivent déclarer le même montant pour le HT et le TTC.

 

Bon à savoir : les champs des marchés publics sont facultatifs dans la déclaration des livres achetés. Seuls les marchés publics passés avant janvier 2006 doivent être impérativement indiqués.

   

13) Quand vais-je recevoir les premières factures ?

Les organismes de prêt ne reçoivent pas de factures de la Sofia. C'est au fournisseur de livres de s'acquitter du paiement des sommes du droit de prêt. Les déclarations des organismes de prêt sont indispensables pour le croisement des données fournies par les fournisseurs de livres : ce croisement permet à la Sofia de déterminer le montant de la redevance versée par les fournisseurs de livres.

 

14) Que dois-je faire en cas de marché avec un fournisseur de livres étrangers ?

Il est conseillé aux organismes de prêt qui vont passer un marché avec des fournisseurs étrangers d’informer leurs fournisseurs de l’existence du droit de prêt.