Foire aux questions

  • Droit de prêt Fournisseurs de livres

    1) Je n’arrive pas à faire ma pré-inscription, mes codes d’accès sont invalides. Que dois-je faire ?

    Je vérifie que la casse est respectée, ainsi que la saisie en majuscules ou en minuscules.
    Je vérifie ensuite les codes d’accès. Je ferme la page Sofia, puis je recommence ma saisie pour valider mon inscription.
    Bon à savoir : l’inscription est une étape obligatoire pour obtenir un mot de passe me permettant d’accéder, avec mon GLN (ancien Gencod) et mon mot de passe obtenus, au site de déclarations.
    Bon à savoir : je peux me connecter directement à mon espace de déclarations en me rendant à l’adresse suivante www.la-sofia.org . Je renseigne la case « identifiant » avec mon Gencod et j’indique mon mot de passe, obtenu après mon inscription, dans la case « mot de passe ».
    Rappel des différentes adresses :
    – le site d’inscription pour les organismes de prêt et les fournisseurs de livres est : www.la-sofiainscription.org
    – le site de déclarations pour les fournisseurs de livres est www.la-sofialibrairie.org
    – le site de déclarations pour les organismes de prêt est www.la-sofiabibliotheque.org

    2) Je suis un organisme de prêt ou un fournisseur de livre et je n’ai pas le GLN (ancien Gencod) de mes fournisseurs de livres ou de mes organismes de prêt. Où puis-je le trouver ?

    Je me connecte à la base CLIL accessible à l’adresse suivante : www.clil.org et je clique sur l’onglet GLN.
    Je peux indiquer le nom, la raison sociale ou la ville de l’établissement recherché pour obtenir le GLN (ancien Gencod).
    Je peux également en faire la demande sur le site de déclarations dans l’onglet « référencer les partenaires » en cliquant sur « demande de référencement ».

    3) De quels délais dispose-je pour faire mes déclarations ?

    Je suis organisme de prêt et je dois faire mes déclarations dès l’instant où j’ai la facture de mon fournisseur de livres.
    Je suis un fournisseur de livres et je dois faire mes déclarations dès l’instant où j’ai émis la facture de mes organismes de prêt-clientes.
    Le délai de déclaration est également indiqué dans les courriers que je reçois des services de la Sofia.

    4) Quelles sont les bibliothèques soumises au droit de prêt ?

    Sont obligatoirement soumises au droit de prêt : les bibliothèques municipales, les bibliothèques de comités d’entreprises, les bibliothèques départementales, les bibliothèques de l’enseignement supérieur.
    Les autres bibliothèques notamment les bibliothèques associatives et les centres de documentations (CDI) doivent répondre aux critères suivants : « la mise à disposition d’un public d’un fonds documentaire, affectation au prêt de plus de la moitié des livres achetés, caractère organisé de l’activité de prêt au bénéfice d’usagers inscrit individuels ou collectifs ».
    Ces bibliothèques doivent mettre à disposition du prêt plus de 50% de leur fond de livres.
    Sont exclus temporairement du droit de prêt : les écoles primaires, maternelles et les crèches…
    Toutes les bibliothèques situées sur le territoire français sont soumises au droit de prêt.

    5) Que doivent déclarer les organismes de prêt et les fournisseurs de livres ?

    Les livres dont le taux de TVA est à 5.5% sont à déclarer.
    Définition fiscale du livre : « est considéré comme livre tout document imprimé soumis à un taux de TVA de 5.5% en France métropolitaine ».
    Bon à savoir : 
    – Les livres scolaires pour les élèves ne sont pas soumis au droit de prêt.

    6) Quels sont les livres qui ne sont pas concernés par le droit de prêt ?

    Sont exonérés de la rémunération au titre du droit de prêt :

    • les revues, magazines, abonnements…,
    • les ouvrages soldés en totalité par les éditeurs,
    • les livres anciens et les livres d’occasion,
    • les livres édités ou auto-édités vendus par leurs propres auteurs.

    Sont exonérés temporairement de la rémunération au titre du droit de prêt :

    • les partitions de musique.

    7) Comment déclarer ?

    Les organismes de prêt et les fournisseurs de livres ont trois modes de déclarations :

    • par saisie en ligne, sur le site de déclarations www.la-sofiabibliotheque.org pour les organismes de prêt, www.la-sofialibrairie.org pour les fournisseurs de livres ou sur www.la-sofia.org pour les deux catégories d’assujettis,
    • par EDI, en automatique via Dilicom. Les fournisseurs de livres doivent pour cela se rapprocher de leur SSII éditrice de logiciel de gestion spécialisé pour librairie. Les organismes de prêt doivent se rapprocher du service informatique de leur entité gestionnaire (mairie, communauté de communes, conseil général, université…)
    • Les organismes de prêt et les fournisseurs de livres peuvent se rapprocher des services de la Sofia pour, selon leur cas, étudier un mode de déclarations adapté (fichier Excel). Il faut cependant noter que, pour les organismes de prêt, la déclaration sur Excel n’est proposée qu’aux établissements ayant plus de 100 factures par an.

    8) Que déclarer ?

    Les organismes de prêt ne déclare pas les titres.
    Les informations à renseigner sont :

    • le Gencod du fournisseur de livres
    • la date de la facture
    • le numéro de la facture
    • les montants HT et TTC

    Pour les fournisseurs de livres

    • Les fournisseurs de livres doivent déclarer le détail des titres et des quantités.

    9) Peut-on déclarer plusieurs organismes de prêt ou plusieurs fournisseurs de livres sous un même GLN (ancien GENCOD) ?

    Les services de Sofia proposent un système de chaînage pour les entités qui ont plusieurs établissements comme par exemple les bibliothèques municipales et leurs annexes ou des chaines de librairies.
    La demande de chaînage doit être faite ou confirmée par courriel et doit préciser la tête de réseau (principale) et la liste des annexes (secondaires).

    10) Comment puis-je corriger mes déclarations ?

    Si la déclaration a déjà été transmise, je dois envoyer un courriel avec en objet « demande d’annulation de déclaration ». 
    Si je déclare par Internet et que je n’ai pas encore envoyé ma déclaration, je peux la modifier dans l’onglet « Gérer et envoyer les déclarations » en cliquant sur l’icône « voir/modifier » située à droite de la facture concernée ».

    11) Changement de propriétaire : que faire lorsque le propriétaire change ou lorsque la librairie n’existe plus ?

    En cas de changement de propriétaire, contacter la Sofia droitdepret@la-sofia.org

    12) Quand vais-je recevoir les premières factures ?

    Les fournisseurs de livres reçoivent les premières factures en février-mars de chaque année.
    Les factures concernent l’année N-2.
    Le fournisseur de livres, sur demande auprès des services de la Sofia, peut obtenir   une facture anticipée.
    Bon à savoir : Pour toutes déclarations reçues avant le 30 juin de chaque année, un échéancier est joint automatiquement à la facture.
    Il est possible de demander des échéanciers personnalisés en se rapprochant des services de la Sofia.

    13) Peut-on déclarer plusieurs organismes de prêt ou plusieurs fournisseurs de livres sous un même GLN (ancien GENCOD) ?

    Les services de Sofia proposent un système de chaînage pour les entités qui ont plusieurs établissements comme par exemple les bibliothèques municipales et leurs annexes ou des chaines de librairies.
    La demande de chaînage doit être faite ou confirmée par écrit (courrier, télécopie, courriel), et doit préciser la tête de réseau (principale) et la liste des annexes (secondaires).

    14) Autonomie juridique des bibliothèques municipales gérées par des associations

    Certaines bibliothèques municipales sont gérées par des associations.
    Si certaines factures sont au nom de la mairie, la mairie est considérée comme gestionnaire lorsque les factures émises sont à son nom…. Le représentant légal sera le maire.
    Si les factures sont au nom de la bibliothèque ou de l’association, l’association est alors considérée comme gestionnaire. Le représentant légal sera le président de l’association.

    15) Que faire des factures qui ne sont pas soumises à la TVA ?

    Dans ce cas précis, Les montants HT et TTC à déclarer doivent être les mêmes.

    16) En tant qu’organisme de prêt suis-je facturé au titre du droit de prêt ?

    Les organismes de prêt ne reçoivent pas de factures de la Sofia. C’est au fournisseur de livres de s’acquitter du paiement des sommes dues. Les déclarations des organismes de prêt sont indispensables pour le croisement des données fournies par les fournisseurs de livres. 

    17) Que dois-je faire en cas de marché avec un fournisseur de livres étrangers ?

    Il est conseillé aux organismes de prêt qui passent des marchés avec des fournisseurs étrangers d’informer leurs fournisseurs de l’existence du droit de prêt.

  • Droit de prêt Organismes de prêt

    1) Je n’arrive pas à faire ma pré-inscription, mes codes d’accès sont invalides. Que dois-je faire ?

    Je vérifie que la casse est respectée, ainsi que la saisie en majuscules ou en minuscules.
    Je vérifie ensuite les codes d’accès. Je ferme la page Sofia, puis je recommence ma saisie pour valider mon inscription.
    Bon à savoir : l’inscription est une étape obligatoire pour obtenir un mot de passe me permettant d’accéder, avec mon GLN (ancien Gencod) et mon mot de passe obtenus, au site de déclarations.
    Bon à savoir : je peux me connecter directement à mon espace de déclarations en me rendant à l’adresse suivante www.la-sofia.org . Je renseigne la case « identifiant » avec mon Gencod et j’indique mon mot de passe, obtenu après mon inscription, dans la case « mot de passe ».
    Rappel des différentes adresses :
    – le site d’inscription pour les organismes de prêt et les fournisseurs de livres est : www.la-sofiainscription.org
    – le site de déclarations pour les fournisseurs de livres est www.la-sofialibrairie.org
    – le site de déclarations pour les organismes de prêt est www.la-sofiabibliotheque.org

    2) Je suis un organisme de prêt ou un fournisseur de livre et je n’ai pas le GLN (ancien Gencod) de mes fournisseurs de livres ou de mes organismes de prêt. Où puis-je le trouver ?

    Je me connecte à la base CLIL accessible à l’adresse suivante : www.clil.org et je clique sur l’onglet GLN.
    Je peux indiquer le nom, la raison sociale ou la ville de l’établissement recherché pour obtenir le GLN (ancien Gencod).
    Je peux également en faire la demande sur le site de déclarations dans l’onglet « référencer les partenaires » en cliquant sur « demande de référencement ».

    3) De quels délais dispose-je pour faire mes déclarations ?

    Je suis organisme de prêt et je dois faire mes déclarations dès l’instant où j’ai la facture de mon fournisseur de livres.
    Je suis un fournisseur de livres et je dois faire mes déclarations dès l’instant où j’ai émis la facture de mes organismes de prêt-clientes.
    Le délai de déclaration est également indiqué dans les courriers que je reçois des services de la Sofia.

    4) Quelles sont les bibliothèques soumises au droit de prêt ?

    Sont obligatoirement soumises au droit de prêt : les bibliothèques municipales, les bibliothèques de comités d’entreprises, les bibliothèques départementales, les bibliothèques de l’enseignement supérieur.
    Les autres bibliothèques notamment les bibliothèques associatives et les centres de documentations (CDI) doivent répondre aux critères suivants : « la mise à disposition d’un public d’un fonds documentaire, affectation au prêt de plus de la moitié des livres achetés, caractère organisé de l’activité de prêt au bénéfice d’usagers inscrit individuels ou collectifs ».
    Ces bibliothèques doivent mettre à disposition du prêt plus de 50% de leur fond de livres.
    Sont exclus temporairement du droit de prêt : les écoles primaires, maternelles et les crèches…
    Toutes les bibliothèques situées sur le territoire français sont soumises au droit de prêt.

    5) Que doivent déclarer les organismes de prêt et les fournisseurs de livres ?

    Les livres dont le taux de TVA est à 5.5% sont à déclarer.
    Définition fiscale du livre : « est considéré comme livre tout document imprimé soumis à un taux de TVA de 5.5% en France métropolitaine ».
    Bon à savoir : 
    – Les livres scolaires pour les élèves ne sont pas soumis au droit de prêt.

    6) Quels sont les livres qui ne sont pas concernés par le droit de prêt ?

    Sont exonérés de la rémunération au titre du droit de prêt :

    • les revues, magazines, abonnements…,
    • les ouvrages soldés en totalité par les éditeurs,
    • les livres anciens et les livres d’occasion,
    • les livres édités ou auto-édités vendus par leurs propres auteurs.

    Sont exonérés temporairement de la rémunération au titre du droit de prêt :

    • les partitions de musique.

    7) Comment déclarer ?

    Les organismes de prêt et les fournisseurs de livres ont trois modes de déclarations :

    • par saisie en ligne, sur le site de déclarations www.la-sofiabibliotheque.org pour les organismes de prêt, www.la-sofialibrairie.org pour les fournisseurs de livres ou sur www.la-sofia.org pour les deux catégories d’assujettis,
    • par EDI, en automatique via Dilicom. Les fournisseurs de livres doivent pour cela se rapprocher de leur SSII éditrice de logiciel de gestion spécialisé pour librairie. Les organismes de prêt doivent se rapprocher du service informatique de leur entité gestionnaire (mairie, communauté de communes, conseil général, université…)
    • Les organismes de prêt et les fournisseurs de livres peuvent se rapprocher des services de la Sofia pour, selon leur cas, étudier un mode de déclarations adapté (fichier Excel). Il faut cependant noter que, pour les organismes de prêt, la déclaration sur Excel n’est proposée qu’aux établissements ayant plus de 100 factures par an.

    8) Que déclarer ?

    Les organismes de prêt ne déclare pas les titres.
    Les informations à renseigner sont :

    • le Gencod du fournisseur de livres
    • la date de la facture
    • le numéro de la facture
    • les montants HT et TTC

    Pour les fournisseurs de livres

    • Les fournisseurs de livres doivent déclarer le détail des titres et des quantités.

    9) Peut-on déclarer plusieurs organismes de prêt ou plusieurs fournisseurs de livres sous un même GLN (ancien GENCOD) ?

    Les services de Sofia proposent un système de chaînage pour les entités qui ont plusieurs établissements comme par exemple les bibliothèques municipales et leurs annexes ou des chaines de librairies.
    La demande de chaînage doit être faite ou confirmée par courriel et doit préciser la tête de réseau (principale) et la liste des annexes (secondaires).

    10) Comment puis-je corriger mes déclarations ?

    Si la déclaration a déjà été transmise, je dois envoyer un courriel avec en objet « demande d’annulation de déclaration ». 
    Si je déclare par Internet et que je n’ai pas encore envoyé ma déclaration, je peux la modifier dans l’onglet « Gérer et envoyer les déclarations » en cliquant sur l’icône « voir/modifier » située à droite de la facture concernée ».

    11) Changement de propriétaire : que faire lorsque le propriétaire change ou lorsque la librairie n’existe plus ?

    En cas de changement de propriétaire, contacter la Sofia droitdepret@la-sofia.org

    12) Quand vais-je recevoir les premières factures ?

    Les fournisseurs de livres reçoivent les premières factures en février-mars de chaque année.
    Les factures concernent l’année N-2.
    Le fournisseur de livres, sur demande auprès des services de la Sofia, peut obtenir   une facture anticipée.
    Bon à savoir : Pour toutes déclarations reçues avant le 30 juin de chaque année, un échéancier est joint automatiquement à la facture.
    Il est possible de demander des échéanciers personnalisés en se rapprochant des services de la Sofia.

    13) Peut-on déclarer plusieurs organismes de prêt ou plusieurs fournisseurs de livres sous un même GLN (ancien GENCOD) ?

    Les services de Sofia proposent un système de chaînage pour les entités qui ont plusieurs établissements comme par exemple les bibliothèques municipales et leurs annexes ou des chaines de librairies.
    La demande de chaînage doit être faite ou confirmée par écrit (courrier, télécopie, courriel), et doit préciser la tête de réseau (principale) et la liste des annexes (secondaires).

    14) Autonomie juridique des bibliothèques municipales gérées par des associations

    Certaines bibliothèques municipales sont gérées par des associations.
    Si certaines factures sont au nom de la mairie, la mairie est considérée comme gestionnaire lorsque les factures émises sont à son nom…. Le représentant légal sera le maire.
    Si les factures sont au nom de la bibliothèque ou de l’association, l’association est alors considérée comme gestionnaire. Le représentant légal sera le président de l’association.

    15) Que faire des factures qui ne sont pas soumises à la TVA ?

    Dans ce cas précis, Les montants HT et TTC à déclarer doivent être les mêmes.

    16) En tant qu’organisme de prêt suis-je facturé au titre du droit de prêt ?

    Les organismes de prêt ne reçoivent pas de factures de la Sofia. C’est au fournisseur de livres de s’acquitter du paiement des sommes dues. Les déclarations des organismes de prêt sont indispensables pour le croisement des données fournies par les fournisseurs de livres. 

    17) Que dois-je faire en cas de marché avec un fournisseur de livres étrangers ?

    Il est conseillé aux organismes de prêt qui passent des marchés avec des fournisseurs étrangers d’informer leurs fournisseurs de l’existence du droit de prêt.

  • À propos de l’adhésion

    Adhésion auteur

    1) Qu’entendez-vous par auteur de l’écrit : je suis journaliste, auteur d’articles publiés dans des magazines, puis-je adhérer à la Sofia ?

    La Sofia admet comme associés les journalistes au titre des livres qu’ils ont écrits, mais non à celui de leurs articles parus dans la Presse car la Sofia ne répartit de rémunération qu’aux auteurs, illustrateurs, dessinateurs, photographes et traducteurs de livres, titulaires de contrats d’édition.

    2) Je suis auteur parfois de textes mais le plus souvent d’illustrations, si j’adhère à la Sofia, percevrai-je des droits pour l’ensemble de mes livres (y compris ceux dont je ne suis pas l’auteur des textes) ? / Je suis illustratrice d’albums jeunesse et j’aimerais savoir si je suis concernée par la Sofia ? / Je suis dessinateur de bandes dessinées, puis-je adhérer à la Sofia et percevoir des droits sur mes livres dont j’ai réalisé uniquement les dessins ?

    Peuvent adhérer à la Sofia tous les auteurs de livres, quel que soit le genre de l’œuvre publiée, à condition d’avoir publié au moins un livre chez un éditeur et d’avoir signé un contrat d’édition. Toutes les catégories d’auteurs sont concernées pour autant qu’il s’agisse d’auteurs titulaires de contrats d’édition (et non de simples accords de reproduction). Illustrateurs, photographes, auteurs de bandes dessinées ont tous vocation à percevoir des droits par la Sofia. Si vous êtes l’auteur à la fois des textes et des images d’un livre, vous percevrez alors toute la part « auteurs ». Encore une fois, c’est l’existence d’un contrat d’édition qui déclenche vos droits.

    Autoédition

    Je suis un auteur autoédité bien représenté chez les libraires. Ai-je le droit d’adhérer à la Sofia ?

    Non, les auteurs autoédités ne peuvent adhérer à Sofia car ils ne remplissent pas la condition d’un réel contrat d’édition, nul ne pouvant, en droit français, contracter envers soi-même. Les auteurs publiant à compte d’auteurs ne remplissent pas non plus la condition d’un véritable contrat d’édition. Ils ne peuvent donc adhérer à la Sofia. Mais, s’ils ont publié d’autres œuvres dans l’édition commerciale classique, ils peuvent adhérer à la Sofia et ils ne déclarent que la liste de leurs œuvres susceptibles de percevoir des droits.

    Adhésion nouvelle publication

    1) Faut-il déclarer chaque nouvelle publication?

    À l’adhésion, chaque auteur doit déclarer l’ensemble de ses œuvres publiées. Cette liste d’œuvres doit être actualisée chaque année dans le cas de nouvelles publications, soit sur papier libre, soit en téléchargeant le formulaire sur le site internet : www.la-sofia.org  

    2) Faut-il déclarer les livres/articles parus auprès d’éditeurs étrangers (Suisse, Canada), en sachant que ceux-ci sont, dans leur grande majorité, diffusés en France — y compris dans certaines bibliothèques de prêt ?

    Oui ces ouvrages doivent être déclarés dans les mêmes conditions.

    3) Qu’en est-il de ceux qui ne sont pas présents en France… Existe-t-il, comme pour certains pays en matière de droits photographiques, des accords de réciprocité ?

    En vertu des accords passés avec l’Office britannique (Public Lending Right), la Sofia répartit, depuis déjà deux ans, le droit de prêt anglais à destination d’ayants droit de livres dont l’édition originale est française. D’autres accords sont en cours de négociation.

    4) Pour les livres traduits en anglais et vendus en Angleterre : existe-t-il une fiche spécifique?

    Oui, la Sofia établit un listing des œuvres de ses membres qu’elle transmet au PLR.

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