1) Faut-il être adhérent(e) de Sofia pour percevoir le droit de prêt?
Non pas nécessairement, mais si vous l'êtes, vous percevrez directement de Sofia votre part de rémunération pour le droit de prêt, au lieu que les sommes transitent par votre éditeur ou par une autre société de gestion collective à laquelle vous auriez donné mandat.


2) Je suis adhérent(e) de plusieurs sociétés de droits d’auteur, est-ce un obstacle à la perception du droit de prêt ?
Non, car Sofia est la seule société de perception et de répartition de droits (SPRD) bénéficiant de l’agrément du ministre de la Culture pour la gestion du droit de prêt, elle verse donc leur part de rémunération à ses membres, qu’ils soient ou non membres d’autres sociétés. Cette situation n’interfère pas avec les droits versés à d’autres titres par d’autres sociétés de gestion collective. L'adhésion à Sofia est compatible avec l'adhésion à d'autres sociétés d'auteurs.

1) J e n’arrive pas à faire ma pré-inscription, mes codes d’accès sont invalides. Que dois-je faire?

Je vérifie que la casse est respectée et que j’ai respecté la saisie en majuscules ou en minuscules.

Bon à savoir : l’inscription est une étape obligatoire pour obtenir un mot de passe me permettant d’accéder, avec mon GLN (ancien Gencod) et mon mot de passe obtenus, au site de déclarations.

Bon à savoir : je peux me connecter directement à mon espace de déclarations en me rendant à l’adresse suivante www.la-sofia.org . Je renseigne la case « identifiant » avec mon Gencod et j’indique mon mot de passe, obtenu après mon inscription, dans la case « mot de passe ».

Rappel des différentes adresses :

- le site d’inscription pour les organismes de prêt et les fournisseurs de livres est :

www.la-sofiainscription.org

- le site de déclarations pour les fournisseurs de livres est www.la-sofialibrairie.org

- le site de déclarations pour les organismes de prêt est www.la-sofiabibliotheque.org

2) Je suis un organisme de prêt ou un fournisseur de livre et je n’ai pas le GLN (ancien Gencod) de mes fournisseurs de livres ou de mes organismes de prêt. Où puis-je le trouver ?

Je me connecte à la base CLIL accessible à l’adresse suivante : www.clil.org et je clique sur l’onglet GLN.

Je peux indiquer le nom, la raison sociale ou la ville de l’établissement recherché pour obtenir le GLN (ancien Gencod).

Je peux également en faire la demande sur le site de déclarations dans l'onglet "référencer les partenaires" en cliquant sur "demande de référencement".

3) De quels délais dispose-je pour faire mes déclarations ?

Je suis organisme de prêt et je dois faire mes déclarations dès l’instant où j’ai la facture de mon fournisseur de livres.

Je suis un fournisseur de livres et je dois faire mes déclarations dès l’instant où j’ai émis la facture de mes organismes de prêt-clientes.

Le délai de déclaration est également indiqué dans les courriers que je reçois des services de la Sofia.

4) Quelles sont les bibliothèques soumises au droit de prêt ?

Sont obligatoirement soumises au droit de prêt : les bibliothèques municipales, les bibliothèques de comités d’entreprises, les bibliothèques départementales, les bibliothèques de l’enseignement supérieur.

Les bibliothèques des hôpitaux sont à déclarer depuis le 1^er janvier 2006.

Les autres bibliothèques notamment les bibliothèques associatives et les centres de documentations (CDI) doivent répondre aux critères suivant : « la mise à disposition d’un public d’un fonds documentaires, affectation au prêt de plus de la moitié des livres achetés, caractère organisé de l’activité de prêt au bénéfice d’usagers inscrit individuels ou collectifs ».

Ces bibliothèques doivent mettre à disposition du prêt plus de 50% de leur fond de livres.

Sont exclus temporairement du droit de prêt : les écoles primaires, maternelles et les crèches.

5) Que doivent déclarer les organismes de prêt et les fournisseurs de livres ?

Les livres dont le taux de TVA est à 5.5% sont à déclarer.

Définition fiscale du livre : « est considéré comme livre tout document imprimé soumis à un taux de TVA de 5.5% en France métropolitaine ».

Bon à savoir : 

- Les livres scolaires pour les élèves ne sont pas soumis au droit de prêt.

- Les livres étrangers doivent être déclarés à partir du 1^er janvier 2007.

6) Quels sont les livres qui ne sont pas concernés par le droit de prêt ?

Sont exonérés de la rémunération au titre du droit de prêt :

• les revues, magazines, abonnements…,
• les ouvrages soldés en totalité par les éditeurs,
• les livres anciens et les livres d’occasion,
• les livres édités ou auto-édités vendus par leurs propres auteurs.

Sont exonérés temporairement  de la rémunération au titre du droit de prêt :

• les partitions de musique.

7) Comment déclarer ?

Les organismes de prêt et les fournisseurs de livres ont trois modes de déclarations :

- par saisie en ligne, sur le site de déclarations www.la-sofiabibliotheque.org pour les organismes de prêt, www.la-sofialibrairie.org pour les fournisseurs de livres ou sur www.la-sofia.org pour les deux catégories d’assujettis,

- par formulaire papier, ce mode ne concerne que les assujettis qui ne disposent pas d’une connexion Internet,

- par EDI, en automatique via Dilicom. Les fournisseurs de livres doivent pour cela se rapprocher de leur SSII éditrice de logiciel de gestion spécialisé pour librairie. Les organismes de prêt doivent se rapprocher du service informatique de leur entité gestionnaire (mairie, communauté de communes, conseil général, université...) 


8) Que déclarer ?

Entre le 1^er août 2003 et le 31 décembre 2005, les déclarations pour les organismes de prêt et les fournisseurs de livres sont simplifiées : les déclarations se font « par pied de facture ».

Pour les organismes de prêt

Depuis le 1^er  janvier 2006, les organismes de prêt font une déclaration simplifiée sur Internet.

Ils ne déclarent pas les titres. Les informations à renseigner sont :

• le Gencod du fournisseur de livres
• la date de la facture
• le numéro de la facture
• les montants HT et TTC

Pour les fournisseurs de livres

Depuis le 1^er  janvier 2006, les fournisseurs de livres doivent déclarer le détail des titres et des quantités.

Les fournisseurs de livres peuvent déclarer en mode automatique, par EDI. Pour cela, ils doivent se rapprocher de leur SSII qui leur fournit le logiciel de gestion spécialisé pour librairies ou de Dilicom (www.dilicom.net ) .

Les organismes de prêt et les fournisseurs de livres peuvent se rapprocher des services de la Sofia pour, selon leur cas, étudier un mode de déclarations adapté (fichier Excel). Il faut cependant noter que, pour les organismes de prêt, la déclaration sur Excel n'est proposée qu'aux établissements ayant plus de 100 factures par an.

Cas spécifique : nombre de factures importantes pour certaines structures ou librairies

Si vous avez un nombre de factures élevé, plus de 100 ,vous avez la possibilité de faire les déclarations du 1^er aout 2003 au 31 décembre 2005 en format « groupé », par fournisseurs, sur quatre périodes :

• du 01/08/2003 au 31/12/2003
• du 01/01/2004 au 31/07/2004
• du 01/08/2004 au 31/12/2004
• du 01/01/2005 au 31/12/2005

Les déclarants devront remplir le formulaire en indiquant les mentions obligatoires :

• Date de facture = première date période  ex : 01/08/2003
• Numéro de facture = période ex : du 01/08/2003 au 31/12/2003
• Montant HT = total des montants HT durant cette période
• Montant TTC = total des montants TTC de cette période

9) Peut-on déclarer plusieurs organismes de prêt ou plusieurs fournisseurs de livres sous un même GLN (ancien GENCOD) ?

Les services de Sofia proposent un système de chaînage pour les entités qui ont plusieurs établissements comme par exemple les bibliothèques municipales et leurs annexes ou des chaines de librairies.

La demande de chaînage doit être faite ou confirmée par écrit (courrier, télécopie, courriel), et doit préciser la tête de réseau (principale) et la liste des annexes (secondaires).

10) Comment puis-je corriger mes déclarations ?

Si la déclaration a déjà été transmise, je dois envoyer ma demande par un courrier postal ou par courriel avec en objet « demande d’annulation de déclaration ».  Ma demande précisera les déclarations à supprimer ou à modifier.

Si je déclare par Internet et que je n'ai pas encore envoyé ma déclaration, je peux la modifier dans l'onglet "Gérer et envoyer les déclarations" en cliquant sur l'icône "voir/modifier" située à droite de la facture concernée".